Otimize sua gestão com a metodologia lean!

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Você tem a sensação de que a sua empresa não tem utilizado todos os recursos à disposição de forma integral? Tem notado focos preocupantes de desperdício? Caso essas perguntas tenham, no mínimo, despertado alguma sensação de déjà-vu, é hora de conhecer a metodologia lean.

Ela foi desenvolvida pela gigante japonesa Toyota como um meio de otimizar as rotinas empresariais, garantindo organização e responsabilidade na gestão de recursos. Agora, conheceremos o conceito, seus benefícios e sua aplicação direta. Boa leitura!

O que é a metodologia lean

Em uma tradução literal, o termo “lean” vira “enxuto” em nossa língua. Trata-se de uma palavra que também descreve bem os fundamentos, já que a metodologia tem como principal objetivo o combate absoluto ao desperdício de recursos dentro da organização.

Dessa forma, o foco passa a ser o aproveitamento de tudo o que a empresa já possui. Outro diferencial importante é que a metodologia, quando aplicada à gestão de negócios, minimiza a má utilização de recursos em diversas frentes.

Quando seguem os seus princípios de forma adequada, os gestores conseguem aproveitar melhor o tempo que os colaboradores passam dentro da empresa, aumentando a produtividade da equipe. Isso é feito por meio de algumas ações importantes:

  • identificar e combater, de forma contínua, problemas que atravancam e atrasam os processos;
  • eliminar ruídos na comunicação, garantindo setores alinhados;
  • indicar as metas prioritárias para os negócios;
  • fornecer todo o suporte necessário para que as entregas sejam realizadas com qualidade.

É importante notar que essa metodologia está associada ao Manifesto Ágil, um sistema que também fornece uma série de práticas para “enxugar” os processos e conseguir elevar a produtividade.

Seus principais benefícios

Agora que já sabemos sobre o conceito, falaremos sobre as principais vantagens da implementação adequada da metodologia lean.

Eliminação de produtos defeituosos

Quando falamos da redução e eliminação de desperdícios, não falamos apenas de “entulhos” empilhados nas dependências físicas da empresa, mas também da identificação e análise de produtos defeituosos e o que deve ser feito contra eles.

Assim, produtos que precisam ser consertados ou descartados, são identificados de modo a otimizar as próximas entregas, baseando-se no que foi encontrado de errado pela equipe. Isso pode ser exemplificado por meio de produtos que utilizem uma quantidade exagerada de matéria-prima, por exemplo — caso esse excesso seja cortado, a empresa reduz custos.

Menos lentidão nos processos

Conseguir mais eficiência e agilidade passa pela organização dos setores, garantindo a harmonia entre as diferentes equipes. Desse modo, o trabalho flui de forma mais tranquila, sem que uma falha em um departamento influencie negativamente toda a produção.

Para conseguir isso, é muito importante que o processo seja pensado como um todo. Assim, além de buscar a otimização em cada área, é preciso lidar com o desafio de administrar o intercâmbio entre elas.

A metodologia lean atua diretamente nessas questões, já que busca o alinhamento das operações em todos os setores, de modo que tudo funcione de forma bem mapeada. Assim, os desperdícios são combatidos de forma efetiva.

Retenção de talentos

A gestão deficiente de pessoas faz com que muitos colaboradores talentosos sejam perdidos. Eles acabam deixando a companhia por não se sentirem suficientemente estimulados a continuar contribuindo naquele ambiente.

Isso está diretamente associado, também, à deficiência na liderança do negócio. Os gestores devem delegar as tarefas, mas de modo a conferir autonomia para que os próprios colaboradores proponham melhorias nos processos.

Esses profissionais, afinal, trabalham em determinadas tarefas o tempo todo. Portanto, nada melhor do que garantir que eles possam opinar sobre os procedimentos, utilizando a expertise em prol de soluções e produtos melhores.

Logística otimizada

Com o foco no aproveitamento dos recursos que a empresa já tem à disposição, a metodologia lean contribui positivamente para a otimização da logística. Isso resulta em menos atrasos nas entregas dos produtos e maior agilidade no andamento dos processos.

A aplicação da metodologia lean na logística ocorre nos pequenos detalhes: observe o modo com que os colaboradores se deslocam em sua empresa. Eles têm que percorrer muitos metros? Como seria se eles pudessem ter tudo o que precisam de forma mais rápida e como isso influenciaria as entregas?

Maior nível de organização

A organização é fundamental para que a implementação da metodologia seja bem-sucedida, já que o desperdício também tem a ver com a forma que o espaço físico disponível é utilizado.

Assim, é importante observar as dependências e conversar diretamente com os colaboradores para que os ambientes estejam sempre limpos e organizados. Muitos deles podem acabar desperdiçando um período tempo precioso ao procurar arquivos importantes em bancadas inteiramente desorganizadas, por exemplo.

Principais dicas para a implementação

Conhecemos os benefícios e o conceito de metodologia lean. Agora, apresentaremos algumas dicas importantes para inserir os princípios de forma prática em sua organização.

1. Desenvolva um MVP

Essa prática é bastante recorrente em organizações de diferentes segmentos. A sigla vem do termo Minimum Viable Product, ou Mínimo Produto Viável. Construir um modelo do tipo é uma forma eficiente de testar uma hipótese — como realizar uma determinada tarefa com eficiência e agilidade, por exemplo.

Ele pode ser aplicado por meio de um sistema de planejamento estratégico como o Canvas, um mapa visual pré-formatado. Ele conta com nove blocos:

  • proposta de valor (soluções que a empresa oferece);
  • segmentos de clientes
  • os canais de distribuição;
  • relacionamento com os clientes;
  • atividades-fim;
  • recursos principais;
  • parcerias do negócio;
  • fontes de receita;
  • estrutura de custos relevantes.

2. Apresente o projeto para os colaboradores

Depois de elaborar o seu MVP, com base na representação gráfica oferecida pelo Canvas, é fundamental apresentar o projeto para os seus colaboradores. O setor de Recursos Humanos é especialmente crítico para essa estratégica, já que essa área é a principal responsável por influenciar a cultura organizacional.

Assim, o setor de RH poderá organizar atividades específicas para que os valores da metodologia lean, enfatizando cortes de desperdício e organização, sejam repassados para os colaboradores em atividade e para aqueles que forem entrando na empresa.

3. Automatize processos

Preencher o Canvas oferece uma perspectiva valiosa: identificar os fluxos de trabalho existentes na companhia. Isso possibilita que os gestores consigam visualizar de uma forma mais apurada o que pode ser substituído por tecnologias de automatização.

Esse tipo de mudança garante menos retrabalho e redução de erros humanos, possibilitando que colaboradores talentosos, anteriormente alocados em áreas burocráticas, sejam deslocados para trabalhos mais desafiadores.

Contudo, é muito importante ter foco no núcleo da metodologia lean: o combate dos desperdícios. Portanto, só busque a automatização para serviços que realmente não precisem da capacidade humana.

4. Mantenha uma análise contínua

Concluir o Canvas e aplicar o MVP não garante o fim das atividades. O procedimento deve ser contínuo, até mesmo para evitar mal-estar com os clientes. Imagine que esse consumidor sentiu uma melhoria significativa na qualidade final e nas entregas, mas por um período limitado. Não adianta, não é mesmo?

Assim, é importante revisar periodicamente os processos, garantindo que a metodologia lean foi implementada de forma duradoura em sua empresa. Registre as avaliações de acordo com as datas e realize comparações, mensurando os resultados de forma mais precisa.

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