Relatórios gerenciais: o que são e como otimizá-los? Aprenda aqui!

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A tomada de decisão nas empresas precisa ser cada vez mais rápida e objetiva sob pena de os gestores perderem oportunidades e o timing para tirar máximo proveito de investimentos e negociações. Relatórios gerenciais contribuem muito para as estratégias organizacionais, assunto em evidência no âmbito corporativo por fomentar a competitividade.

Quer fazer seu empreendimento crescer de forma assertiva? Continue a leitura para entender como esses levantamentos podem posicionar seu negócio estrategicamente no mercado.

O que são relatórios gerenciais?

Estamos falando de documentos com dados relevantes para a empresa em vários setores e aspectos. Eles são úteis ao RH quando mostram índices de absenteísmo e rotatividade dentro de um determinado período. Ainda, têm a possibilidade de trazer informações sobre faturamento, lucratividade, custos fixos e variáveis do mês para o departamento financeiro.

Relatórios gerenciais também são feitos a partir do levantamento das vendas, da produtividade e do engajamento nas redes sociais da organização, verificação útil às estratégias de posicionamento da marca. Assim, orientam as ações do marketing na escolha do canal de comunicação mais efetivo com o público-alvo, por exemplo.

Esses documentos são essenciais no ambiente corporativo porque respaldam a tomada de decisão, ou seja, os gestores adotam medidas estrategicamente baseadas nos dados obtidos. A relevância fica evidente quando consideramos que informação é sinônimo de poder na era digital, precisando ser bem processada e administrada para render ótimos resultados.

Por isso é imprescindível os relatórios gerenciais serem objetivos e atualizados, sem espaço para erros. Essenciais à gestão, embasam o planejamento anual da empresa e orientam a adoção de medidas úteis à competitividade organizacional no mercado, tais como o investimento em automação de marketing, entre outras tantas possibilidades.

Como é feito um relatório gerencial?

Informações existem aos montes no contexto atual, volume estimulado pelo emprego da tecnologia nas relações de consumo, expansão e atuação massiva dos meios de comunicação, aproximação de países, empresas e pessoas em escala global. A boa gestão depende da qualidade dos dados processados, que precisam passar por uma filtragem.

Relatórios gerenciais não são simples emaranhados de informação, nem formam bons administradores. Sua interpretação também depende de conhecimento técnico do profissional, o quanto ele sabe sobre o mercado e a bagagem acumulada no ramo corporativo.

Assim, fica evidente a necessidade de estabelecer um processo para a elaboração desses documentos que leve em consideração qual é o seu objetivo, a quem se destina, conteúdo e formato. Prossiga a leitura para conferir os principais aspectos na elaboração dessa importante fonte para a tomada de decisão nas empresas.

Definição do objetivo

Relatórios gerenciais para o gestor comercial diferem dos endereçados ao gerente de RH. Embora cada setor tenha atuação autônoma, ela é interdependente para atingir o bem comum, as metas do empreendimento. Por isso, é importante avaliar o planejamento estratégico da organização e entender os principais resultados esperados de cada área.

De tal forma, define-se o método de análise e o objetivo do levantamento de dados, que pode ser evitar desperdício no canteiro de obras, reduzir a rotatividade de pessoal, desenvolver um novo produto/serviço ou ajudar no planejamento, execução e controle por parte dos administradores de maneira geral.

Escolha do formato

Padronização não é mera questão visual porque influencia diretamente na capacidade do gestor de ler e assimilar as informações dos relatórios gerenciais. Por isso, é um diferencial utilizar gráficos, tabelas e fotos. Ainda, eleja o modelo do documento, insira número nas páginas, crie um sumário e invista em linkagem caso opte pela modalidade virtual.

Nesse sentido, o emprego da tecnologia ajuda a potencializar o processo de vendas trazendo um levantamento de dados organizado. Softwares permitem o processamento das informações relevantes ao negócio de forma linear e ordenada, expressas em layouts de fácil interpretação e visualização. Assim fica mais fácil checar os números.

Definição do conteúdo

Nem todas as informações são relevantes ao destinatário. Geralmente, elas estão centradas em prazos, custos e qualidade, de forma que o gestor de marketing tem no ROI e na receita os dois pontos mais importantes para definir uma estratégia de marketing de conteúdo, por exemplo.

A definição do objetivo ajuda a estabelecer o conteúdo dos relatórios gerenciais porque orienta o método de análise, quais resultados contemplar e os principais fatores que afetam o desempenho de cada departamento. Mostrar os indicadores-chave melhora e agiliza a tomada de decisão.

Como otimizar os relatórios gerenciais da sua empresa?

Giro de estoque, fluxo de caixa, vendas, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e balanço patrimonial são alguns dos principais levantamentos que norteiam o planejamento e a adoção de medidas por parte dos gestores. Entenda como otimizar esses tipos de documento.

Invista em clareza e objetividade

Relatórios gerenciais servem justamente para facilitar a tomada de decisão estratégica. Logo, não faz sentido colocar uma linguagem rebuscada e escrever em texto corrido acabando completamente com a finalidade da objetividade e da fácil interpretação.

Invista em uma linguagem de simples leitura e assimilação. As dicas que demos no tópico da escolha do formato são cruciais para o levantamento de dados cumprir a finalidade para a qual foi criado.

Escolha dos KPIs certos

Nem todas as métricas são indicadores de desempenho, razão pela qual é necessário se ater às necessidades de cada departamento para definir quais dados são relevantes à sua atuação. Assim, se a intenção é aumentar o nível de satisfação do cliente, o controle de estoque e vendas pode ser otimizado considerando os KPIs:

  • taxa de retorno;
  • giro de estoque;
  • ressuprimento.

Esses KPIs são relevantes para as áreas de logística e comercial, mas a equipe de vendas precisará de informações extras sobre ticket médio para orientar a negociação com fornecedores e a precificação, por exemplo. Notou como cada setor tem necessidades específicas?

Consideração do feedback do cliente

Falando em satisfação do consumidor, a tomada de decisão no âmbito corporativo depende profundamente da resposta de quem adquire os produtos ou serviços da empresa. Inclusive, há uma métrica especialmente criada para isso: o NPS (Net Promoter Score), que avalia a resposta do cliente à marca e o quanto ele pode influenciar outros consumidores.

Considere tais informações nos relatórios gerenciais para aplicar o design thinking no seu negócio, conhecer melhor o mercado e investir cada vez mais em medidas, rotinas de trabalho e métodos laborais capazes de otimizar as operações.

Utilização do formato digital

Que tal investir em softwares para empresas? Esses programas podem ser personalizados para o seu empreendimento e contam com alta tecnologia no processamento, armazenamento e lapidação de dados úteis à organização.

A propósito, parte dos US$ 3,78 trilhões que a China pretende investir em infraestrutura tecnológica nos próximos 5 anos serão destinados a centros de dados, essenciais para desenvolvimento econômico e diferencial competitivo das empresas no mercado.

Os mencionados softwares ainda fomentam a interatividade em layouts modernos e de fácil visualização integrando sistemas e promovendo a entrega de informações em tempo real, sinônimo de eficiência na tomada de decisão.

Relatórios gerenciais são essenciais a toda empresa a fim de promover o desenvolvimento e ganhar espaço no seu setor de atuação, pois orientam a atuação estratégica do gestor de forma mais precisa e mitigando riscos.

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